Reglement bepalingen voor examencommissies
| Bestemd voor | alle studenten, alle medewerkers |
| Betreft | reglement algemene bepalingen voor examencommissies |
| Kenmerk | reglement algemene bepalingen voor examencommissies |
| Datum inwerkingtreding | 01-09-2006 |
| Geldigheidsduur | tot nader order |
| Relatie tot eerdere mededelingen | alle verwijzingen naar voorgaande algemene bepalingen vervallen |
| Informatie | voor studenten: mentor/leerlloopbaanbegeleider |
| voor medewerkers: Intranet ROC Ter AA | |
| Vastgesteld | College van Bestuur; 21 augustus 2006 |
Artikel 1: begripsbepalingen
Belanghebbende: degene die een bezwaarschrift indient of heeft ingediend bij de examencommissie.
Bezwaarschrift: een schriftelijk stuk waarin een belanghebbende te kennen geeft dat hij het niet eens is met een ten aanzien van hem genomen beslissing of met het nalaten daarvan.
De instelling: ROC Ter AA als instelling volgens de Wet Educatie en Beroepsonderwijs.
De wet: de Wet Educatie en Beroepsonderwijs.
Tenzij dit reglement anders bepaalt, hebben de in het reglement gebruikte begrippen dezelfde betekenis als in de Wet Educatie en Beroepsonderwijs.
Artikel 2: de commissie
De examencommissie van een afdeling bestaat uit: een voorzitter (afdelingsdirecteur), een secretaris, die tevens vice-voorzitter is en drie leden, waarvan tenminste een onafhankelijk deskundige uit het werkveld. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt hij/zij vervangen door een collega-afdelingsdirecteur. Indien leden afwezig zijn voorziet de voorzitter in vervanging.
Artikel 3: het secretariaat
De secretaris verricht de volgende taken:
- het verlenen van alle ondersteuning die de commissie nodig vindt voor een adequate uitvoering van haar taak
- het zonodig namens de commissie onderhouden van contacten met derden
- het organiseren en beheren van het secretariaat
- het archiveren van alle aan de commissie ter beschikking gestelde gegevens.
Artikel 4: het bezwaarschrift
1. Een belanghebbende kan binnen drie volledige werkdagen, te rekenen vanaf het moment waarop de examenkandidaat van de beslissing in kennis wordt gesteld, een bezwaarschrift schriftelijk indienen bij de examencommissie. De vertrouwenspersoon kan door belanghebbende worden betrokken bij het op schrift stellen en ondersteunen van de procedure.
2. Een bezwaarschrift wordt geadresseerd een aangetekend verzonden aan de voorzitter van de examencommissie.
3. Een bezwaarschrift bevat tenminste de volgende elementen:
- de naam, de voornamen, het adres van belanghebbende
- de opleiding die gevolgd wordt
- een aanduiding van de beslissing of de behandeling waartegen bezwaar wordt gemaakt
- de redenen waarom belanghebbende het met die beslissing of behandeling niet eens is
- de datum van het bezwaarschrift
- de ondertekening van belanghebbende of diens gemachtigde.
4. Als het bezwaarschrift is gericht tegen een op schrift gestelde beslissing wordt een kopie van de beslissing bij het bezwaarschrift gevoegd.
5. De secretaris tekent op de ingekomen stukken de datum van ontvangst aan en stuurt bericht van ontvangst aan de afzender. De afzender ontvangt daarbij een kopie van het reglement algemene bepalingen voor examencommissies.
Artikel 5: bevoegdheden van de voorzitter
1. ls een bezwaarschrift niet voldoet aan de vereisten zoals omschreven in artikel 4 lid 2 of artikel 4 lid 3, wordt aan degene die het bezwaarschrift heeft ingediend de mogelijkheid gegeven het verzuim te herstellen. De voorzitter bepaalt binnen welke termijn het verzuim moet worden hersteld.
2. De examinator(en) die de bestreden beslissing heeft (hebben) genomen, ontvangt (ontvangen) een kopie van het bezwaarschrift en de bijbehorende bijlagen, met het verzoek een verweerschrift in te dienen. De voorzitter bepaalt de termijn waarbinnen het verweerschrift moet worden ingediend. Bij het indienen van het verweerschrift worden alle stukken bijgevoegd die voor een goede beoordeling van het bezwaarschrift van belang zijn.
3. Als de inhoud van het verweerschrift daartoe aanleiding geeft, kan de examencommissie partijen horen.
4. De voorzitter is bevoegd onmiddellijk uitspraak te doen, als hij van mening is dat het bezwaarschrift van belanghebbende niet-ontvankelijk of ongegrond is. Tegen deze beslissing van de voorzitter kan belanghebbende binnen vijf werkdagen beroep aantekenen bij de commissie van beroep voor de examens.
5. Als de voorzitter gebruik maakt van zijn bevoegdheid een bezwaarschrift niet-ontvankelijk of kennelijk ongegrond te verklaren, worden de overige leden van de commissie daarover geïnformeerd.
6. De voorzitter bepaalt binnen vijf werkdagen na ontvangst van het bezwaarschrift de plaats waar en het tijdstip waarop de mondelinge behandeling van het bezwaarschrift zal plaatsvinden. Alle partijen worden tijdig (uiterlijk 2 werkdagen voor de zitting) uitgenodigd voor de hoorzitting.
7. De voorzitter kan, met eenstemmig goedvinden van partijen, besluiten tot een schriftelijke behandeling van een bezwaarschrift.
8. In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de voorzitter. Als de voorzitter van deze bevoegdheid gebruik maakt, worden de leden van de commissie daarover geïnformeerd.
Artikel 6: bevoegdheden van de commissie
1. De commissie is bevoegd kennis te nemen van alle rapporten en andere schriftelijke stukken die van belang kunnen zijn voor een goede beoordeling van het te behandelen bezwaarschrift. De commissie ziet toe op een correcte hantering van het handboek Examinering ROC Ter AA.
2. De commissie kan op verzoek van een of meer partijen elk van de leden van de commissie wraken op grond van feiten en omstandigheden die het vormen van een onpartijdig oordeel zouden kunnen bemoeilijken. Elk lid van de commissie kan zich op grond van dergelijke feiten of omstandigheden ook zelf aan de behandeling onttrekken. Na ontvangst van een verzoek tot wraking wordt het betrokken commissielid in de betreffende procedure vervangen door een door de voorzitter aan te wijzen plaatsvervangend lid, totdat de commissie op het verzoek heeft beslist.
Artikel 7: behandeling op de hoorzitting
1. Het bezwaarschrift wordt behandeld tijdens een besloten zitting van de commissie.
2. Partijen kunnen zich tijdens de zitting door een gemachtigde laten vertegenwoordigen of door een gemachtigde laten bijstaan. Als de voorzitter dat voor de behandeling van het bezwaarschrift noodzakelijk vindt, kan hij bepalen dat belanghebbende in persoon moet verschijnen.
3. De commissie kan van een gemachtigde die geen advocaat is een schriftelijke volmacht verlangen. Een schriftelijke volmacht is niet nodig, als de gemachtigde tezamen met de betrokken partij op de hoorzitting verschijnt.
4. De voorzitter leidt de zitting en geeft partijen de gelegenheid hun standpunt toe te lichten. De commissie kan besluiten partijen apart te horen.
5. Als voor sluiting van de zitting blijkt dat het onderzoek niet volledig is geweest, kan de commissie bepalen dat de hoorzitting op een door de voorzitter nader vast te stellen tijdstip zal worden voortgezet.
6. Voordat de behandeling tijdens de zitting wordt gesloten, deelt de voorzitter mede wanneer de commissie haar oordeel bekend zal maken en wie daarover geïnformeerd worden.
7. Van de hoorzitting wordt een kort en zakelijk verslag gemaakt. De leden van de commissie en de betrokken partijen ontvangen van dit verslag een afschrift.Artikel 8: het horen van getuigen en deskundigen.
1. Partijen kunnen zich tijdens de zitting door getuigen en/of deskundigen laten bijstaan. Als van die mogelijkheid gebruik wordt gemaakt, worden de namen van die getuigen en/of deskundigen tenminste vier werkdagen voor de hoorzitting schriftelijk opgegeven aan de secretaris van de commissie en aan de wederpartij.
2. De voorzitter bepaalt in welke mate het horen van getuigen en/of deskundigen zinvol is voor een goede beoordeling van het bezwaarschrift.
3. De commissie kan ambtshalve of op verzoek van partijen getuigen, deskundigen en/of informanten oproepen. Indien zij van deze bevoegdheid gebruik maakt, doet de secretaris hiervan vooraf mededeling aan partijen.
Artikel 9: beraadslaging, advisering en besluit
1. De commissie beraadslaagt en beslist in een vergadering waarbij uitsluitend de leden van de commissie en de ambtelijk secretaris aanwezig zijn. Zij besluit bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies of de te nemen beslissing.
2. Na de hoorzitting zal de commissie partijen schriftelijk informeren over haar beslissing of advies.
Artikel 10: termijnen
1. Voor het vaststellen van termijnen binnen het kader van dit reglement, worden de dagen waarop de instelling is gesloten niet meegerekend. Hetzelfde geldt voor de dagen die vallen binnen een vakantie van belanghebbende die minimaal één maand van tevoren is vastgesteld.
2. Als de commissie door dwingende omstandigheden niet in staat is (geweest) binnen de daarvoor geldende termijn een zitting te beleggen, een advies uit te brengen of een beslissing te nemen, deelt de voorzitter dit aan partijen mede. Vervolgens wordt alsnog op zo kort mogelijke termijn uitvoering gegeven aan de betreffende taak van de commissie.
Artikel 1: geheimhouding
1. Alle op de zaak betrekking hebbende stukken dienen ter vertrouwelijke kennisneming van de commissie. Alleen partijen of hun gemachtigden mogen vanwege de commissie deze stukken inzien of hiervan afschriften of uittreksels maken.
2. De leden van de commissie zullen al hetgeen zij in verband met een bezwaarschrift vernemen, als vertrouwelijk beschouwen. Deze verplichting blijft ook gelden na het beëindigen van hun functie.
3. De personen die op de zitting verschijnen, zullen tegenover derden het vertrouwelijke karakter van de zitting eerbiedigen.
Artikel 12: slotbepalingen
1. De commissie brengt elk jaar voor 1 april aan het College van Bestuur verslag uit van haar werkzaamheden in het voorgaande jaar.
2. In het verslag wordt tenminste melding gemaakt van het aantal in behandeling genomen bezwaarschriften uitgesplitst naar onderwerp, het aantal beslissingen en adviezen uitgesplitst naar gegrond, ongegrond of niet-ontvankelijk en op hoofdlijnen de inhoud van beslissingen of adviezen in de meer principiële zaken.
3. De instelling draagt er zorg voor dat het reglement op een passende manier binnen de instelling bekend wordt gemaakt. Een exemplaar van het reglement wordt ter inzage gelegd op een aantal voor deelnemers en medewerkers toegankelijke plaatsen in de instelling.
