Klachtenreglement ROC Ter AA
| Bestemd voor | alle studenten, alle medewerkers |
| Betreft | reglement algemene klachtenregeling |
| Kenmerk | reglement |
| Datum inwerkingtreding | 01.07.2006 |
| Geldigheidsduur | tot nader order |
| Relatie tot eerdere mededelingen | alle verwijzingen naar voorgaande reglementen vervallen |
| Informatie | voor studenten: mentor/loopbaanbegeleider,schoolagenda |
| voor medewerkers/leidinggevenden: Intranet ROC Ter AA | |
| Vastgesteld | College van Bestuur: 26 september 2006 |
| M.R.: 26 september 2006 |
INHOUDSOPGAVE
Voorwoord
Artikel 1: begripsbepalingen en klachtrecht.
Artikel 2: de vertrouwenspersoon.
Artikel 3: klachtenprocedure bij directie of leidinggevende.
Artikel 4: klachtenprocedure bij College van Bestuur of externe klachtencommissie.
Artikel 5: besluitvorming door College van Bestuur.
Slotbepalingen.
Artikelsgewijze toelichting.
Voorwoord
Waar mensen werken ontstaan misverstanden, worden fouten gemaakt en kan er iets misgaan in de communicatie. In een leeromgeving, waarin veel mensen met elkaar samen leven en werken, kan het dus voorkomen dat een student, ouder, medewerker of anderszins betrokken persoon een klacht wil indienen bij ROC Ter AA. Klachten kunnen zowel mondeling als schriftelijk worden geuit. Het verdient de voorkeur om het probleem altijd eerst met de direct betrokkene te bespreken of advies te vragen bij de interne vertrouwenspersoon. Veruit de meeste klachten over de dagelijkse gang van zaken zullen mondeling in goed overleg tussen betrokkenen worden opgelost. Een mondelinge klacht is een zogenaamde informele klacht. Zo’n klacht wordt direct en gezamenlijk opgelost en er vindt geen registratie plaats.
Wanneer men met zijn klacht niet ergens anders terecht kan, dan wel pogingen om de klacht met betrokken partijen op te lossen niet tot tevredenheid zijn afgehandeld kan men een beroep doen op deze klachtenregeling. Met deze regeling wordt beoogd een zorgvuldige behandeling van klachten, waarmee het belang van de betrokkene wordt gediend, maar ook in het belang van een veilig leer- en leefklimaat op het ROC. De “modelregeling beroepsonderwijs en volwasseneneducatie” is als uitgangspunt genomen.
De eerste stap bij formele, schriftelijke klachten of bezwaren verloopt voor de student of zijn vertegenwoordiger en personen die direct of indirect betrokken zijn bij de activiteiten van ROC Ter AA via de afdelingsdirecteur van de betrokken onderwijsafdeling of directeur van de betrokken dienst. Medewerkers en directieleden richten zich tot hun leidinggevende of indien de leidinggevende betrokken is bij de klacht tot diens direct leidinggevende. Ingeval van klachten met betrekking tot seksuele intimidatie, discriminatie, agressie en geweld kan de ernst van de klacht van dien aard zijn dat het bezwaarlijk is voor klager om eerst naar de directie te gaan. Een klacht kan dan rechtstreeks worden ingediend bij het College van Bestuur of – als ook dat bezwaarlijk is - de externe klachtencommissie. Klager wordt geadviseerd in een dergelijke situatie altijd eerst contact op te nemen met de interne vertrouwenspersoon. Hij/zij zal klager begeleiden in de procedure.
Voor wat de aard van de klachten betreft waarvoor deze regeling is bedoeld, wordt verwezen naar de artikelsgewijze toelichting bij artikel 1, onder d. Klachten waarvoor een aparte regeling en proceduremogelijkheid bij een commissie bestaat, kunnen niet via deze regeling in behandeling worden genomen. Zo moet een klacht over de organisatie van het examen of over de beoordeling ingediend worden bij de examencommissie van de afdeling of – indien dit niet tot een afronding leidt - bij de Commissie van Beroep Examens en niet via deze klachtenregeling worden ingediend. Hetzelfde geldt voor een klacht van personeel over CAO-zaken. Deze dient via de interne geschillencommissie te worden ingediend.
Algemeen
Artikel 1
Begripsbepalingen
in deze regeling wordt verstaan onder:
a. ROC Ter AA als instelling volgens de Wet Educatie en Beroepsonderwijs;
b. commissie: de commissie als bedoeld in artikel 4;
c. klager: degene die een klacht indient, een (ex )student, een ouder/voogd/verzorger van een minderjarige (ex )student, (een lid van) het personeel, (een lid van) de directie, (een lid van) het bevoegd gezag,een vrijwilliger die werkzaamheden verricht voor de instelling, een persoon die anderszins deel uitmaakt van de instelling alsmede personen die direct of indirect betrokken zijn bij activiteiten van ROC Ter AA;
d. klacht: klacht over gedragingen en beslissingen van het bevoegd gezag of personeel dan wel het nalaten van gedragingen en het niet nemen van beslissingen door het bevoegd gezag of personeel;
e. vertrouwenspersoon: de persoon als bedoeld in artikel 2;
f. aangeklaagde: degene tegen wie een klacht is ingediend, een (ex )student, ouder/voogd/verzorger van een minderjarige (ex )student, (een lid van) het personeel,(een lid van)de directie,(een lid van) het bevoegd gezag, een vrijwilliger die werkzaamheden verricht voor de instelling, een persoon die anderszins deel uitmaakt van de instelling alsmede personen die direct of indirect betrokken zijn bij activiteiten van ROC Ter AA;
g. bevoegd gezag: bevoegd gezag zoals bedoeld in artikel 1.1.1 onder de letter w van de Wet Educatie en Beroepsonderwijs;
h. College van Bestuur: College van Bestuur als bedoeld in artikel 9.1.4 van de Wet Educatie en Beroepsonderwijs.
Werkingssfeer
De werkingssfeer van dit reglement strekt zich uit over alle gedragingen en besluiten die in redelijkheid tot de verantwoordelijkheid van ROC Ter AA kunnen worden gerekend.
Het klachtrecht
a. Iedereen die direct of indirect betrokken is bij de activiteiten van ROC Ter AA heeft het recht om een beroep te doen op een vertrouwenspersoon en/of een bezwaarschrift in te dienen bij de directie of het College van Bestuur. Indien er gegronde bezwaren zijn tegen indiening bij het College kan de klacht rechtstreeks naar de externe klachtencommissie.
Deze bepaling is niet alleenvan toe passing op alle bestuurders, directieleden, medewerkers, deelnemers en organen van ROC Ter AA, maar ook op alle andere personen die direct of indirect betrokken zijn bij activiteiten van de instelling. Een klacht namens een ander moet wel de instemming hebben van de meest direct betrokkene(n).
b. Iedereen die direct of indirect betrokken is bij de activiteiten van ROC Ter AA heeft het recht om bij de directie of College van Bestuur van de instelling of bij een door de instelling benoemde vertrouwenspersoon melding te maken van gedragingen die kunnen worden beschouwd als ontoelaatbaar of verboden. Als na de melding geen klacht wordt ingediend, wordt het aan de directie, het College van Bestuur en/of aan de vertrouwenspersoon overgelaten om de ontvangen informatie te gebruiken en naar bevind van zaken te handelen.
Artikel 2 De vertrouwenspersoon
Aanstelling.
ROC Ter AA beschikt over ten minste drie interne vertrouwenspersonen en een externe vertrouwenspersoon, die functioneren als aanspreekpunt bij klachten. Het College van Bestuur benoemt, schorst en ontslaat de vertrouwenspersonen.
Taken:
De vertrouwenspersoon geeft voorlichting en informatie aan alle bij de instelling betrokken personen die mede gericht is op het treffen van maatregelen ter voorkoming van (seksuele) intimidatie, discriminatie, agressie of geweld in het onderwijs. De interne vertrouwenspersoon functioneert voor klagers die dat wensen als eerste aanspreekpunt bij klachten.
Een vertrouwenspersoon zal altijd eerst nagaan of de klacht af te handelen is of afgehandeld is conform de klachtenprocedure van ROC Ter AA. Hij/zij zorgt voor opvang en begeleiding van degene die een klacht indient. Een vertrouwenspersoon kan de behandeling van de klacht weigeren. De klager wordt geïnformeerd over de argumenten en doorverwezen naar een meer geëigende procedure of instantie of in geval van belangenverstrengeling en/of persoonlijke bezwaren naar een andere vertrouwenspersoon van ROC Ter AA.
De interne vertrouwenspersoon verwijst klager(s), indien en voor zover noodzakelijk of gewenst, naar de externe vertrouwenspersoon of de daarvoor in aanmerking komende (hulpverlenings-) instanties en verleent ondersteuning bij het inschakelen ervan. Ingeval van een klacht betreffende (homo-seksuele) intimidatie, discriminatie, agressie of geweld betrekt de interne vertrouwenspersoon de externe vertrouwenspersoon in een informatief, consultatief gesprek en kan besluiten tot overdracht van de klachthandeling. In geval van minderjarigen geldt de meldplicht bij het bevoegd gezag.
De interne of externe vertrouwenspersoon geeft, indien gewenst, emotionele en psychische ondersteuning aan de klager als een klacht aan de directie, bestuur en/of externe klachtencommissie wordt voorgelegd. Hij staat klager bij tijdens de procedure. De vertrouwenspersoon ziet erop toe dat een minderjarige student zich door zijn ouders of verzorgers kan laten vertegenwoordigen tijdens de gehele procedure.
De vertrouwenspersoon wijst aangeklaagde op de mogelijkheid om zich te laten bijstaan in de procedure door een andere interne of externe vertrouwenspersoon.
De interne vertrouwenspersoon kan met toestemming en in overleg met klager trachten door bemiddeling tot een oplossing van de gesignaleerde problemen te komen.
De vertrouwenspersoon is verantwoordelijk voor ‘nazorg’ ten aanzien van de klager met het doel te voorkomen dat de klager wordt aangesproken op het feit dat hij/zij (seksuele) intimidatie, discriminatie of geweld aanhangig heeft gemaakt en om te bezien of, nadat de klacht is afgehandeld, de aanleiding van de klacht daadwerkelijk is weggenomen.
De vertrouwenspersoon draagt op basis van de opgedane ervaringen oplossingen aan bij het College van Bestuur ter uitvoering of verbetering van het beleid ter voorkoming van seksuele intimidatie, discriminatie, agressie, geweld en klachten in het algemeen. De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding van al hetgeen hij als vertrouwenspersoon heeft vernomen. Deze verplichting duurt ook voort na het beëindigen van de taak als vertrouwenspersoon.
De plicht tot geheimhouding geldt niet ten opzichte van de klachtencommissie, het College van Bestuur en politie/justitie.
De vertrouwenspersoon draagt zorg voor het bijhouden van een anonieme registratie, op grond waarvan gegevens kunnen worden verstrekt voor het jaarverslag.
De vertrouwenspersoon levert een bijdrage aan de evaluatie van zijn eigen takenpakket en van de werking van de klachtenprocedure.
De vertrouwenspersoon houdt zich op de hoogte van de landelijke ontwikkelingen.
Bevoegdheden:
Het geven van voorlichting over zijn functie, de klachtenprocedure en voorkoming van (homo-seksuele) intimidatie, discriminatie en agressie.
Het horen van klager, aangeklaagde en andere betrokkenen indien in overleg met de klager gekozen wordt voor bemiddeling.
Het op eigen initiatief kunnen raadplegen van interne en externe deskundigen; voor zover aan het raadplegen van extern deskundigen kosten zijn verbonden, wordt van tevoren overleg gevoerd met het College van Bestuur.
Het recht op inzage in alle relevante documenten, zoals bijvoorbeeld de ziekteverzuimregistratie.
Het begeleiden van klager bij het indienen van een klacht en tijdens de daarop volgende procedure bij directie, College van Bestuur en/of de externe klachtencommissie.
Het begeleiden van een klager naar de externe vertrouwenspersoon of hulpverleningsinstanties.
Het adviseren van de directie en het College van Bestuur over nazorg ten behoeve van klager en toezien op de afspraken.
Het (ongevraagd) adviseren van het College van Bestuur over vraagstukken betreffende voorkoming van seksuele intimidatie, discriminatie, agressie, geweld en klachten in het algemeen.
De klachtenprocedure
Artikel 3 Bij directie of leidinggevende
1. De klager dient de klacht in bij de afdelingsdirecteur van de onderwijsafdeling,
Postbus 490
5700 AL Helmond
De klager kan, indien hij/zij gegronde bezwaren heeft met betrekking tot indiening bij de afdelingsdirecteur de klacht ook rechtstreeks richten aan het College van Bestuur,
Postbus 490
5700 AL Helmond
2. De afdelingsdirecteur is bevoegd de klacht gegrond of ongegrond te verklaren. Bij gegrondverklaring deelt hij mede welke maatregelen getroffen worden.
3. Klachten dienen, individueel of collectief, schriftelijk te worden ingediend.Studenten kunnen voor hulp in de procedure de vertrouwenspersoon inschakelen.
4. De afdelingsdirecteur stelt de aangeklaagde in kennis van de klacht, de schriftelijke weergave en stelt de aangeklaagde in de gelegenheid schriftelijk verweer te voeren.
5. De klager ontvangt een afschrift van het verweerschrift.
6. De afdelingsdirecteur bepaalt de noodzaak van het horen van betrokkenen, al dan niet in elkaars bijzijn, en van het horen van eventuele getuigen. De afdelingsdirecteur kan daarbij een vertrouwenspersoon betrekken.
7. Klager en aangeklaagde dienen gevolg te geven aan een oproep te worden gehoord door de afdelingsdirecteur. Zij kunnen zich hierbij laten bijstaan door een ander, mits hierom voorafgaand aan de zitting is verzocht en de afdelingsdirecteur hieraan zijn instemming heeft verleend.
8. De afdelingsdirecteur deelt binnen een termijn van drie weken na indiening van de klacht zijn oordeel en een eventueel besluit tot het nemen van een maatregel schriftelijk mee aan klager en aangeklaagde.
9. Indien het niet mogelijk is binnen de gestelde termijn een beslissing te nemen worden de betrokkenen hiervan schriftelijk in kennis gesteld, een en ander met redenen omkleed.
10. Tegen het besluit van de afdelingsdirecteur kan beroep worden aangetekend overeenkomstig artikel 4.
Artikel 4. Bij College van Bestuur of externe klachtencommissie
De meld- en aangifteplicht
a. De Meldplicht
Personeelsleden en personen die buiten een dienstverband werkzaamheden verrichten voor de organisatie, zijn verplicht het College van Bestuur onmiddellijk te informeren als zij – op welke manier dan ook – informatie krijgen over een mogelijk zedenmisdrijf, gepleegd door een betrokkene (zoals omschreven in artikel 1 onder werking) van de school jegens een minderjarige student. Het personeelslid is ervoor verantwoordelijk dat de informatie het College van Bestuur bereikt.
b. De Aangifteplicht
Het College van Bestuur is verplicht om onmiddellijk met de vertrouwensinspecteur in overleg te treden indien er sprake is van een vermeend zedendelict. Wanneer de conclusie na dit overleg luidt dat er sprake is van een redelijk vermoeden, dan doet het College van Bestuur onmiddellijk aangifte bij politie of justitie. Vooraf stelt het College van Bestuur de aangeklaagde en de ouders van de klager op de hoogte.
4.1. Indienen van een klacht
De klager dient de klacht in bij het:
College van Bestuur ROC Ter AA
Postbus 490
5700 AL Helmond;
De klager kan, indien hij/zij gegronde bezwaren heeft met betrekking tot indiening bij het College de klacht ook rechtstreeks richten aan:
De klachtencommissie voor het Katholiek Onderwijs
Secretariaat
Postbus 82324
2508 EH Den Haag
De klacht dient binnen een jaar na de gedraging of beslissing te worden ingediend, tenzij de klachtencommissie anders beslist. Indien de klacht bij het College van Bestuur wordt ingediend, verwijst het College van Bestuur de klager naar de klachtencommissie, tenzij toepassing wordt gegeven aan het vierde lid. Het College van Bestuur wijst tevens op de mogelijkheid om een vertrouwenspersoon te betrekken in de begeleiding en ondersteuning. Het College van Bestuur kan de klacht zelf afhandelen indien hij van mening is dat de klacht op een eenvoudige wijze kan worden afgehandeld. Het College van Bestuur meldt een dergelijke afhandeling op verzoek van de klager aan de externe klachtencommissie.
Indien de klacht kenbaar wordt gemaakt bij een ander orgaan dan de in het eerste lid genoemden, verwijst de ontvanger de klager aanstonds door naar het College van Bestuur.
De ontvanger is tot geheimhouding verplicht. Het College van Bestuur kan een voorlopige voorziening treffen.
Op de ingediende klacht wordt de datum van ontvangst aangetekend. Na ontvangst van de klacht deelt de klachtencommissie het College van Bestuur, de klager en de aangeklaagde binnen vijf werkdagen schriftelijk mee dat zij een klacht onderzoekt. Het College van Bestuur deelt de directeur van de betreffende afdeling of dienst schriftelijk mee dat er een klacht wordt onderzocht door de klachtencommissie. Klager en aangeklaagde kunnen zich laten bijstaan of laten vertegenwoordigen door een gemachtigde.
4.2. Inhoud van de klacht
De klacht wordt schriftelijk ingediend en ondertekend.
De klager kan zich door vertrouwenspersonen laten ondersteunen in het op schrift stellen van de klacht en bij de verdere procedure.
De klacht bevat ten minste:
a. de naam en het adres van de klager;
b. de dagtekening;
c. een omschrijving van de klacht.
Indien niet is voldaan aan het gestelde in het derde lid, wordt de klager in de gelegenheid gesteld het verzuim binnen twee weken te herstellen. Is ook dan nog niet voldaan aan het gestelde in het derde lid, dan kan de klacht niet-ontvankelijk worden verklaard.
Indien de klacht niet ontvankelijk wordt verklaard wordt dit aan de klager, de aangeklaagde en het College van Bestuur gemeld. Het College van Bestuur informeert de directeur van de betreffende afdeling of dienst.
De klacht wordt in ieder geval niet-ontvankelijk verklaart als klager niet heeft geprobeerd de klacht te bespreken met de aangeklaagde en/of zijn leidinggevende en de aard van de klacht niet zodanig is dat afwijking in de gebruikelijke procedure gerechtvaardigd is.
4.3. Instelling en taken klachtencommissie
Er is een externe klachtencommissie die de klacht onderzoekt en het College van Bestuur hierover adviseert. Het College van Bestuur heeft zich met instemming van de medezeggenschapsraad, aangesloten bij een landelijke commissie. Het reglement Klachtencommissie Katholiek Onderwijs is van toepassing op samenstelling, taken en werkwijze van de commissie. De klachtencommissie geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het bevoegd gezag over:
a. (on)gegrondheid van de klacht;
b. het nemen van maatregelen;
c. overige door het bevoegd gezag te nemen besluiten.
De klachtencommissie neemt, ter bescherming van de belangen van alle direct betrokkenen, de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht bij de behandeling van een klacht. De leden van de klachtencommissie zijn verplicht tot geheimhouding van alle zaken die zij in die hoedanigheid vernemen. Deze plicht vervalt niet nadat betrokkene zijn taak als lid van de klachtencommissie heeft beëindigd. De klachtencommissie brengt jaarlijks aan het bevoegd gezag schriftelijk verslag uit van haar werkzaamheden.
4.4 Vooronderzoek
De klachtencommissie is in verband met de voorbereiding van de behandeling van de klacht bevoegd alle gewenste inlichtingen in te winnen. Zij kan daartoe deskundigen inschakelen en hen zo nodig uitnodigen voor de hoorzitting. Indien hieraan kosten zijn verbonden, is vooraf machtiging van het College van Bestuur vereist.
4.5. Hoorzitting klachtencommissie
De voorzitter bepaalt plaats en tijdstip van de zitting waarin de klager en de aangeklaagde tijdens een niet openbare vergadering in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord. De hoorzitting vindt plaats binnen vier weken na ontvangst van de klacht. De klager en de aangeklaagde worden buiten elkaars aanwezigheid gehoord, tenzij de klachtencommissie anders bepaalt. De klachtencommissie kan bepalen, al dan niet op verzoek van de klager of de aangeklaagde, dat de vertrouwenspersoon bij de hoorzitting aanwezig is.
Van het horen van de klager kan worden afgezien indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord. Van de hoorzitting wordt een verslag gemaakt.
Het verslag bevat:
a. de namen en de functie van de aanwezigen;
b. een zakelijke weergave van wat over en weer is gezegd.
Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris.
4.6. Quorum
Voor het houden van een zitting is vereist, dat ten minste twee leden van de klachtencommissie, waaronder de voorzitter, aanwezig zijn.
4.7. Niet deelneming aan de behandeling
De voorzitter en de leden van de klachtencommissie nemen niet deel aan de behandeling van een klacht, indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn.
4.8. Intrekken van de klacht
Indien de klager tijdens de procedure bij de klachtencommissie de klacht intrekt, deelt de klachtencommissie dit aan de aangeklaagde en het College van Bestuur mede. Het College van Bestuur informeert de directeur van de betrokken afdeling of dienst.
4.9. Advies klachtencommissie
De klachtencommissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het advies. De klachtencommissie rapporteert haar bevindingen schriftelijk aan het College van Bestuur, binnen vier weken nadat de hoorzitting heeft plaatsgevonden. Deze termijn kan met vier weken worden verlengd. Deze verlenging meldt de klachtencommissie met redenen omkleed aan de klager, de aangeklaagde en het College van Bestuur. De klachtencommissie geeft in haar advies een gemotiveerd oordeel over het al dan niet gegrond zijn van de klacht en deelt dit oordeel schriftelijk mee aan de klager, de aangeklaagde en het College van Bestuur. Het College van Bestuur informeert de directeur van de betrokken afdeling of dienst.
De klachtencommissie kan in haar advies tevens een aanbeveling doen over de door het College van Bestuur te treffen maatregelen.
Artikel 5 Besluitvorming door het College van Bestuur
Beslissing op advies
Binnen vier weken na ontvangst van het advies van de klachtencommissie deelt het College van Bestuur aan de klager, de aangeklaagde, de directeur van de betrokken afdeling of dienst en de klachtencommissie schriftelijk gemotiveerd mee of hij het oordeel over de gegrondheid van de klacht deelt en of hij naar aanleiding van dat oordeel maatregelen neemt en zo ja welke. De mededeling gaat vergezeld van het advies van de klachtencommissie en het verslag van de hoorzitting, tenzij zwaarwegende belangen zich daartegen verzetten.
Deze termijn kan met ten hoogste vier weken worden verlengd. Deze verlenging meldt het College van Bestuur met redenen omkleed aan de klager, de aangeklaagde en de klachtencommissie. De beslissing als bedoeld in het eerste lid wordt door het College van Bestuur niet genomen dan nadat de aangeklaagde in de gelegenheid is gesteld zich mondeling en/of schriftelijk te verweren tegen de door het College van Bestuur voorgenomen beslissing.
Slotbepalingen
Artikel 6 Openbaarheid
1. Het College van Bestuur zorgt dat deze regeling voor iedereen in de instelling ter inzage is.
2. Het College van Bestuur stelt alle belanghebbenden op de hoogte van deze regeling.
Artikel 7 Evaluatie
De regeling wordt vier jaar na inwerkingtreding door het College van Bestuur, de vertrouwenspersonen, de klachtencommissie en de medezeggenschapsraad geëvalueerd.
Artikel 8 Wijziging van het reglement
Deze regeling kan door het College van Bestuur worden gewijzigd of ingetrokken, na overleg met de vertrouwenspersoon en de klachtencommissie, met inachtneming van de vigerende bepalingen.
Artikel 9 Overige bepalingen
1. In gevallen waarin de regeling niet voorziet, beslist het College van Bestuur.
2. De toelichting maakt deel uit van de regeling.
3. Deze regeling kan worden aangehaald als 'klachtenreglement ROC Ter AA'.
4. Deze regeling treedt in werking op 1 oktober 2006.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1 onder c
Ook een ex student is bevoegd een klacht in te dienen. Naarmate het tijdsverloop tussen de feiten waarover wordt geklaagd en het indienen van de klacht groter is, wordt het voor de klachtencommissie en het College van Bestuur moeilijker om tot een oordeel te komen. Bovendien is in artikel 4.1 tweede lid bepaald dat een klacht binnen een jaar na de gedraging of beslissing moet worden ingediend, tenzij de klachtencommissie anders bepaalt. Hierbij valt te denken aan (zeer) ernstige klachten over seksuele intimidatie, agressie, geweld en discriminatie. Bij personen die anderszins deel uitmaken van de instelling kan gedacht worden aan bijvoorbeeld stagiairs en docenten in opleiding.
Artikel 1 onder d
Klachten kunnen gaan over bijvoorbeeld begeleiding van studenten, toepassing van strafmaatregelen, de inrichting van de schoolorganisatie, (seksuele) intimidatie, discriminerend gedrag, agressie, geweld en pesten. Onder seksuele intimidatie wordt verstaan: ongewenst seksueel getinte aandacht die tot uiting komt in verbaal, fysiek en non verbaal gedrag. Dit gedrag wordt door degene die het ondergaat, ongeacht sekse en/of seksuele voorkeur, ervaren als ongewenst, of wordt, indien het een minderjarige student betreft, door de ouders, voogden of verzorgers van de student als ongewenst aangemerkt. Seksueel intimiderend gedrag kan zowel opzettelijk als onopzettelijk zijn.
Onder discriminerend gedrag wordt verstaan: elke vorm van ongerechtvaardigd onderscheid, als bedoeld in artikel 2 van de Algemene wet gelijke behandeling, elke uitsluiting, beperking of voorkeur die ten doel heeft of tot gevolg kan hebben dat de erkenning, het genot of de uitoefening op voet van gelijkheid van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden op politiek, economisch, sociaal of cultureel terrein of op andere terreinen van het openbare leven wordt tenietgedaan of aangetast. Discriminatie kan zowel bedoeld als onbedoeld zijn.
Onder agressie, geweld en pesten worden verstaan: gedragingen en beslissingen dan wel het nalaten van gedragingen en het niet nemen van beslissingen waarbij bedoeld of onbedoeld sprake is van geestelijke of lichamelijke mishandeling van een persoon of groep personen die deel uitmaakt van ROC Ter AA.
Artikel 2, tweede lid
De vertrouwenspersoon is voor de uitvoering van zijn taak uitsluitend verantwoording schuldig aan het College van Bestuur. De vertrouwenspersoon kan uit hoofde van de uitoefening van zijn taak niet worden benadeeld.
Artikel 2, derde lid
De vertrouwenspersoon zal in eerste instantie nagaan of de klager getracht heeft de problemen met de aangeklaagde of met de directeur van de betrokken afdeling of dienst op te lossen. Als dat niet het geval is, zal in principe eerst voor die weg worden gekozen. De vertrouwenspersoon kan een klager in overweging geven, gelet op de ernst van de zaak, geen klacht in te dienen, de klacht in te dienen bij de klachtencommissie, de klacht in te dienen bij het College van Bestuur, dan wel aangifte te doen bij politie/justitie.
Begeleiding van de klager houdt ook in dat de vertrouwenspersoon nagaat of het indienen van de klacht niet leidt tot repercussies voor de klager. Tot slot vergewist hij zich na afloop dat de aanleiding tot de klacht daadwerkelijk is weggenomen. Indien de klager dit wenst, voorziet de vertrouwenspersoon in begeleiding bij het indienen van een klacht. Het College van Bestuur of de klachtencommissie desgewenst bij het doen van aangifte bij politie of justitie. Indien de klager een minderjarige student is, worden met medeweten van de klager, de ouders/verzorgers hiervan door de vertrouwenspersoon in kennis gesteld, tenzij naar het oordeel van de vertrouwenspersoon het belang van de minderjarige zich daartegen verzet. De plicht tot geheimhouding geldt niet ten opzichte van de klachtencommissie, het College van Bestuur en politie/justitie. De plicht tot geheimhouding geldt eveneens niet ten aanzien van ouders en hulpverleningsinstanties, mits de klager hiermee akkoord gaat en mits de anonimiteit van de aangeklaagde wordt gewaarborgd.
Artikel 3
De eerste stap ingeval van klachten of bezwaren verloopt voor de student of zijn vertegenwoordiger en personen die direct of indirect betrokken zijn bij de activiteiten van ROC Ter AA via de afdelingsdirecteur van de betrokken onderwijsafdeling of directeur van de betrokken dienst. Medewerkers en directieleden richten zich tot hun leidinggevende of indien de leidinggevende betrokken is bij de klacht tot diens direct leidinggevende. Ingeval van klachten met betrekking tot seksuele) intimidatie, discriminatie, agressie en geweld kan de klacht van dien aard zijn dat het bezwaarlijk is voor klager om eerst naar de directie te gaan. Een klacht kan dan rechtstreeks worden ingediend bij het College van Bestuur of – als ook dat bezwaarlijk is - de externe klachtencommissie. Klager wordt geadviseerd in een dergelijke situatie altijd eerst contact op te nemen met de interne vertrouwenspersoon. Hij/zij zal klager begeleiden in de procedure.
Artikel 4
In plaats van het instellen van een eigen klachtencommissie heeft het College van Bestuur, gelet op de bepalingen van de Wet Educatie en beroepsonderwijs (WEB) en gehoord de medezeggenschapsraad, zich aangesloten bij de Klachtencommissie Katholiek Onderwijs.
Artikel 4.1, eerste lid
De klager bepaalt zelf of hij de klacht bij het College van Bestuur of bij de klachtencommissie indient. Een klacht kan niet bij de vertrouwenspersoon worden ingediend. Meestal zal de klacht niet rechtstreeks bij de klachtencommissie worden ingediend, en zal het College van Bestuur de klacht ontvangen en beoordelen of zij zelf afhandelt. Dit neemt niet weg dat de klager in het laatste geval het recht blijft houden alsnog zijn klacht in te dienen bij de klachtencommissie, als hij daartoe aanleiding ziet.
Er dient voor gewaakt te worden dat de positie van de aangeklaagde in het gedrang komt doordat de klachtencommissie niet wordt ingeschakeld. In gecompliceerde situaties of als het College van Bestuur ingrijpende maatregelen overweegt, is het gewenst eerst advies van de klachtencommissie te vragen. Ook bij gerede twijfel of indien er sprake is van een ernstige klacht, verdient het aanbeveling eerst advies te vragen aan de klachtencommissie. Daardoor wordt bereikt dat uiterste zorgvuldigheid wordt betracht en wordt vermeden de indruk te wekken dat de klacht 'binnenskamers' wordt afgedaan.
Artikel 4.1, vierde lid
Indien de klager dit wenst, dient het College van Bestuur aan de klachtencommissie te melden dat hij een klacht zelf heeft afgehandeld.
Artikel 4.1, zesde lid
Het College van Bestuur kan desgewenst een voorlopige voorziening treffen. Hierbij valt te denken aan het schorsen van personeel, het schorsen van studenten of het bepalen dat de aangeklaagde geen contact mag hebben met de klager. Het College van Bestuur moet dan tevens bepalen tot wanneer de voorlopige voorziening van kracht blijft. Meestal is dit tot het moment dat het College van Bestuur heeft beslist over de klacht.
Artikel 4.1, achtste lid
De klachtencommissie kan, in het belang van het onderzoek en/of in het belang van de positie van de klager, naar de aangeklaagde de klacht sturen, waarin het adres van de klager ontbreekt. Dit gegeven is immers niet van direct belang voor de aangeklaagde. In dat geval wordt volstaan met de schriftelijke mededeling: 'adresgegevens bij de commissie bekend'. De commissie dient dan wel over deze gegevens te beschikken.
Artikel 4.1, tiende lid
De klager en de aangeklaagde hebben het recht zich op elk gewenst moment in de procedure te laten bijstaan door een raadsman of zich te laten vertegenwoordigen.
Artikel 4.2, vierde lid
Een anonieme klacht wordt niet in behandeling genomen, tenzij de klachtencommissie of het College van Bestuur anders beslist.
Artikel 4.2, zesde lid
De klacht wordt in ieder geval niet-ontvankelijk verklaard als klager niet heeft geprobeerd de klacht te bespreken met de aangeklaagde en/of zijn leidinggevende en de aard van de klacht niet zodanig is dat afwijking in de gebruikelijke procedure gerechtvaardigd is.
Artikel 4.3, vierde lid
Deze plicht tot geheimhouding geldt niet ten aanzien van het College van Bestuur, secretaris van de klachtencommissie, de klager en de aangeklaagde, de raadslieden van partijen alsmede politie/justitie.
Artikel 4.4
Personeelsleden in dienst van het bevoegd gezag zijn verplicht de door de commissie gevraagde informatie te verstrekken en omtrent verzoek en informatieverstrekking geheimhouding in acht te nemen. Deze verplichtingen gelden ook voor het College van Bestuur. Het kan voor het onderzoek nodig zijn dat getuigen of deskundigen door de commissie worden gehoord. De vraag die zich dan voordoet, is hoe de commissie dient om te gaan met de verkregen informatie naar de klager en de aangeklaagde. De commissie bepaalt welke informatie in de rapportage aan het College van Bestuur wordt opgenomen. Ten aanzien van de geheimhouding geldt dat ook aan betrokken ouders en studenten vooraf gevraagd moet worden zich te verbinden om deze geheimhouding in acht te nemen.
Artikel 4.5, tweede lid
De klachtencommissie kan bepalen dat de klager en de aangeklaagde in elkaars aanwezigheid worden gehoord. Als een van beide partijen dit niet wenst, worden de klager en de aangeklaagde apart gehoord.
Artikel 4.8
Als de klager de klacht intrekt, kan de commissie besluiten of de procedure al dan niet wordt voortgezet. Van dit besluit worden de klager, de aangeklaagde en het College van Bestuur zo spoedig mogelijk in kennis gesteld. Indien er aanwijzingen zijn dat de klager onder druk de klacht heeft ingetrokken, ligt voortzetting van de procedure voor de hand. De commissie brengt in dat geval een ongevraagd advies uit aan het College van Bestuur.
Artikel 5
Het College van Bestuur stelt de klager en de aangeklaagde op de hoogte van het advies van de klachtencommissie, tenzij naar het oordeel van het College van Bestuur, al dan niet op aangeven van de commissie, zwaarwegende belangen zich daartegen verzetten. Het College van Bestuur zendt de klager en de aangeklaagde een afschrift van het gehele advies. Delen van het advies kunnen bij uitzondering worden weggelaten, indien dit wordt gemotiveerd. Bijvoorbeeld: een student heeft een klacht ingediend over seksuele intimidatie. De klachtencommissie hoort via deskundigen dat er zich ook iets dergelijks in het privé-leven van de aangeklaagde heeft afgespeeld. Dergelijke informatie is niet van belang voor de klager. Uit privacyoverwegingen kan besloten worden de betreffende passage uit het advies niet aan de klager kenbaar te maken. Indien de klacht door het College van Bestuur ongegrond wordt verklaard kan het College van Bestuur op verzoek van en in overleg met de aangeklaagde in een passende rehabilitatie voorzien, zo nodig na advies van de klachtencommissie.
Artikel 5, derde lid
Indien in deze beslissing een rechtspositionele maatregel is begrepen, worden de vigerende bepalingen in CAO-BVE ter zake van hoor en wederhoor in acht genomen. Het College van Bestuur is verplicht aangifte te doen van een misdrijf aan de officier van justitie of één aan van zijn hulpofficieren. Het College van Bestuur neemt contact op met de vertrouwensinspecteur als het vermoeden bestaat dat een personeelslid zich schuldig heeft gemaakt aan een zedenmisdrijf met een minderjarige student. Als uit het overleg met de vertrouwensinspecteur blijkt dat er een redelijk vermoeden bestaat van een strafbaar feit, is het College van Bestuur verplicht daarvan aangifte te doen bij politie/justitie. Wanneer er sprake is van een strafbaar feit wordt met nadruk ontraden de uitkomst van het strafproces af te wachten, alvorens door het College van Bestuur maatregelen jegens de aangeklaagde worden genomen. Het College van Bestuur heeft hierin een eigen verantwoordelijkheid.
Artikel 6
Informatie over deze regeling wordt opgenomen in de schoolagenda. Namen en telefoonnummers van de vertrouwenspersonen worden vermeld.
